歯科医院で患者さんに保険証を返し忘れたときの対応をマナー講師が書きます。

● 歯科医院で患者さんに保険証を返し忘れたときの対応をマナー講師が書きます。

こんにちは。久保佳世子です。

接遇マナー研修で訪問した際に、お尋ね頂いたことをお書きします。

歯科医院に限らずクリニックで保険証の返却を忘れてしまうときがあります。

そのようなときに、どうされていますか?

まずは、気付いた時点で直ちに電話を掛けることです。最初に、保険証をお渡しを忘れたお詫びを言います。

それから、すぐにお使いになるかどうかをお尋ねします。

すぐにお使いの場合は、直接患者さんにお届けするのが基本です。

しかし、すぐに使わない場合は、書留でお送りしても差し支えないかお尋ねをします。

「大変申し訳ございませんが、書留でお送りさせて頂いても宜しいでしょうか?」と患者さんにご了承を頂きましょう。

ご了解を頂いたら、当日中に郵便局に行き書留で送ります。

当たり前ですが、保険証ですから、一般郵便ではいけません。

郵便配達員から、直接受け取る書留で、出来れば配達証明もプラスすると更に安心です。

何よりも、この方が患者さんに誠意が伝わりませんか?

一般書留430円+配達証明310円=740円を基本料金にプラスします。

書留には、簡易書留と一般書留がありますが、簡易書留ですと310円に基本料金にプラスします。

簡易でも良いように思われるかもしれませんが、患者さんの立場になって考えたら、一般書留に配達証明をプラスした方が良いです。

因みに配達証明は簡易書留にはプラスできません。

間違っても「取りにきて頂けますか?」こう切り出すのは、絶対にいけません。

仮に、診療時間外に取りにきて頂けそうでしたら、極力患者さんのご都合に合わせて、時間外であっても直に手渡しができると良いです。

書留でも良いとおっしゃって頂いた場合は、送付先はご自宅なのか、職場なのかご希望をお聞きし確実に受け取れる先にお送りします。

添え状は必ずつけましょう。

長々と書く必要はありませんが、こちらの不手際で、保険証を渡し忘れたお詫びを書きましょう。

保険証の渡し忘れについて書きましたが、チェアサイドでメガネを忘れた、レントゲンを撮る際にアクセサリーを外された時の、お返し漏れが発生しないよう十分に気を付けて下さい。

渡し忘れをし紛失しないように十分に気をつけなくてはいけません。

このような事が起きてはいけませんが、保険証を紛失しても再発行ができます。

しかし、メガネやアクセサリーを紛失したとなると、取り返しのつかないつかない事になります。

チェアサイドでは必ず「お忘れ物が無いようお気を付け下さい。」とお声がけをし、目視で確認しましょう。

受付サイドで保険証の渡し漏れや、渡し間違いが起きないよう返却するタイミングは決めておいた方が良いです。

保険証の確認をした時点で返却するのか、会計時に返却するのか、誰が対応してもタイミングはどちらかに統一した方が良いです。

その時によって、対応した人によって返却する順番が違うと、保険証の渡し漏れが発生しやすくなります。

特に、年の瀬のこの時期は気をつけましょう。

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